Suivi des entretiens professionnels : clé de la réussite de vos campagnes d’entretiens

Pourquoi effectuer le suivi des entretiens professionnels de vos salariés ?

L’entretien professionnel est un échange clé et un acte managérial indispensable pour l’entreprise, mais également pour vos salariés. L’entretien professionnel est obligatoire et a lieu tous les deux ans ; il s'agit d’un temps d’échange qui permet de favoriser la communication et renforcer l’engagement des collaborateurs. 

Dans ce contexte, il est indispensable de mettre en place un véritable suivi de ces entretiens professionnels afin d’en tirer tous les avantages stratégiques et opérationnels. 

En effet, le suivi des entretiens professionnels permet des améliorations notables telles que : 

• Le maintien de l’employabilité des salariés : Assurer le suivi des entretiens professionnels permet de garantir le respect et le maintien des entretiens professionnels ainsi que du bilan à 6 ans. En tant que manager ou responsable RH, vous pouvez donc assurer un suivi régulier des dernières formations effectuées par les salariés, de leur montée en compétences et de leurs besoins individuels. 

• Proposer des formations adaptées aux besoins et cohérentes : Le suivi des entretiens professionnels de vos collaborateurs vous permet d’avoir une vision globale des besoins individuels et collectifs en termes de développement des compétences et de formation professionnelle. À terme, cela vous permettra d’aligner ces besoins avec ceux de l’entreprise.

• Avoir des indicateurs précis pour initier une démarche de GEPP : Grâce à un suivi régulier et périodique des entretiens professionnels, vous pourrez, en tant que responsable RH, récolter les indicateurs nécessaires pour identifier les besoins et les enjeux d’une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des parcours professionnels. 

Comment faire le suivi des entretiens professionnels ? 

Pour assurer un suivi efficace des entretiens, il est nécessaire de mettre en place un tableau de bord de suivi des entretiens professionnels. 

Un tableau de bord de suivi des entretiens professionnels est un document central qui vous permet de centraliser les informations relatives aux entretiens professionnels et leur progression. Pour cela, il est essentiel d'avoir une vision globale sur les synthèses d'entretiens professionnels qui récapitulent l'échange.

Ce type d’outil vous permettra plusieurs avantages : 

• Un suivi efficace et clair avec l’ensemble des indications sur les dates et les éléments relatifs aux précédents entretiens professionnels

• La centralisation de l’ensemble des comptes rendus d’entretiens professionnels : Cet élément vous permettra de tirer des informations qui feront l’objet d’indicateurs clés tels que : le suivi des actions concrètes, des données sur la satisfaction globale de vos équipes, l’identification des axes de progrès, les demandes de formation…

• Améliorer l’engagement de vos collaborateurs : Réaliser un véritable suivi des entretiens professionnels de vos collaborateurs avec un outil dédié montrera à vos collaborateurs que vous êtes vous-même engagé et investi dans le développement de leur carrière professionnelle.

Les 5 indicateurs à utiliser pour le suivi de vos entretiens professionnels ?

Pour bien évaluer et suivre l’efficacité de vos entretiens professionnels, il est important de vous concentrer sur certains paramètres essentiels liés à ce rendez-vous : 

1. Le nombre de salariés ayant effectué un entretien professionnel sur la période, ou bien le nombre de salariés n’ayant pas effectué d’entretien sur cette période : En tant qu’employeur ou responsable RH, vous devez être conscient de l’ensemble des salariés qui ont effectué l’entretien professionnel, et ceux qui n’en ont pas encore bénéficié.

2. Le niveau de satisfaction de vos collaborateurs : Le niveau de satisfaction de vos collaborateurs au sujet des entretiens professionnels vous permettra de mettre en place des actions correctives et d’identifier les éléments qui encouragent la satisfaction et l’engagement des salariés.

3. Évaluation des compétences liée à l’implication suite aux entretiens professionnels : 

4. Le niveau de charge de travail : Pour un suivi des entretiens professionnels efficace et utile, vous devez vous assurer que vos collaborateurs n’ont pas une charge de travail excessive et qu’ils parviennent à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

5. La conformité avec les entretiens obligatoires : Le suivi des entretiens doit également vous permettre de faire le point sur l’ensemble des entretiens, pour savoir si tous les entretiens obligatoires ont bien été réalisés.

Rappel : Les entretiens obligatoires sont les suivants :

• L’entretien professionnel tous les deux ans 
• Le bilan professionnel à 6 ans
• L’entretien professionnel après certains types d’absences :
  • Le congé maternité 
  • L’arrêt maladie long
  • Le congé parental
  • Le congé d’adoption
  • Période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises de plus de 300 salariés
  • Le congé sabbatique…