One to one : définition et mise en place

Qu’est-ce que le one to one ? 

Le one to one en management est un entretien individuel organisé par le manager avec un collaborateur afin de faire un bilan, un point sur le travail effectué, sur les pratiques managériales, mais aussi de faire un feedback sur l’évolution professionnelle et de ses performances, de sa charge de travail.

Le one-to-one est une réunion informelle qui a souvent lieu de manière très fréquente ; selon la volonté et le besoin du manager et des collaborateurs de son équipe, l e one to one est souvent une réunion hebdomadaire, ou une réunion trimestrielle. 

Bon à savoir : la réunion one to one est différente des entretiens professionnels ou annuels par exemple, qui ont eu un objectif de promotion, de formation professionnelle et de mobilité interne. Ces entretiens sont plus formels et mettent en place des plans d’actions. De plus, différent d'une réunion d'équipe, le one to one a lieu entre deux personnes seulement.

À quoi sert le one to one ? 

Comme tous les rituels managériaux, les 1 to 1 présentent de nombreux avantages, que ce soit du côté du manager et de l’entreprise que du côté des collaborateurs. En effet, ces réunions sont importantes pour garder une communication fluide et régulière, faire remonter des informations, des problèmes et discuter de certains succès et progrès. 

Concrètement, les échanges lors des one to one d'un manager avec ses collaborateurs permettent de : 

• Avoir un suivi régulier de vos collaborateurs sur les projets en cours 
• Pouvoir anticiper les changements 
• Avoir leur ressenti, leur feedback sur les projets et leur travail
• Créer un climat de confiance
• Discuter et recueillir leurs idées
• Avoir leur ressenti sur l’environnement de travail, les pratiques managériales
• Discuter des problématiques qu’ils rencontrent
• Faire une revue des objectifs.

Lors du one to one, vous n’êtes pas forcé de ne parler que de travail, en effet, vous pouvez aussi consacrer quelques minutes à discuter d’autres sujets avec vos collaborateurs s’ils le souhaitent ! 

Cela vous permettra de renforcer votre relation au travail avec eux et de sortir pendant un court temps du cadre du travail lors de cette discussion informelle.

3 étapes pour bien mener l’entretien one to one 

• 1e étape : Organisez le one to one : Pour bien mener cet entretien, il faut organiser sa préparation et sa mise en place. Commencez par déterminer la fréquence de chaque one to one, et l'horaire à laquelle l’entretien aura lieu. Cela vous permettra de ne pas être submergé par vos missions et de ne pas trouver le temps de programmer cet entretien. Si vos one to one sont organisés en amont, ils seront fixes et déjà présents dans votre agenda. 

Le one to one peut durer entre 15 minutes et 30 minutes (vous pouvez bien entendu le faire durer plus longtemps si besoin). Vous pouvez donc programmer à l’avance en convenant d’un jour en particulier avec vos collaborateurs et convenir d’une fréquence. Par exemple 30 minutes 1 fois toutes les semaines, ou une fois toutes les deux semaines. 

• 2e étape : Communiquer et informer : Comme toute bonne démarche en entreprise, il faut informer et communiquer l’évènement de manière claire aux personnes concernées. En l'occurrence, veillez à expliquer l’objectif de ce one to one, le fonctionnement, la fréquence et le déroulement de cet entretien. 

Par la suite, vous pourrez transmettre un mail aux collaborateurs de votre équipe pour les informer de la date et de l’heure à laquelle leur one to one aura lieu ! Assurez-vous que vos collaborateurs sont informés et ont bien pris connaissance de ces informations.

• 3e étape : Préparer l’entretien : Enfin, il est très important de préparer le contenu de l’entretien. Listez les éléments et les sujets que vous souhaitez aborder et demandez à vos collaborateurs de faire de même. Cela vous permettra de garder une ligne directrice et d’avoir un entretien structuré et efficace. 

Ensuite, faites en sorte de créer un climat de confiance afin que vos collaborateurs soient suffisamment à l’aise pour discuter de tous les sujets qu’ils souhaitent aborder. C’est cette confiance qui fait la réussite de l’entretien et c’est l’objectif du one to one. Soyez à l’écoute et laissez le collaborateur s’exprimer dans un premier temps.

Enfin, organisez le one to one dans un lieu calme, à l'abri des regards et d’autres conversations. Vos collaborateurs doivent sentir que cette discussion est confidentielle et cela les encourage à être transparents.