La digitalisation RH est un phénomène qui prend de plus en plus d’ampleur, que ce soit pour des raisons de centralisation des documents, de simplification des procédures, ou bien, pour garantir plus de sécurité dans le partage et la diffusion des données en entreprise.
Dans ce contexte, la dématérialisation RH est un processus essentiel pour répondre à ces enjeux en entreprise, notamment pour les ressources humaines. En effet, cela permet de gagner en efficacité et en rapidité, grâce à la simplification des processus RH.
En quoi consiste la dématérialisation RH ? Quelles sont les différentes formes de dématérialisation RH ? Quels sont les 10 avantages de la dématérialisation RH ? Zola, outil GPEC, vous explique dans cet article, et répond à toutes vos questions !
En quoi consiste la dématérialisation RH ?
La dématérialisation RH est un processus qui consiste à remplacer des documents papiers, par des documents et fichiers numériques. En ressources humaines, on parle généralement de dossiers dématérialisés.
Ces documents sont donc conservés sur des outils informatiques numériques ce qui permet de faciliter les processus administratifs, notamment pour les ressources humaines.
La dématérialisation RH est également présente dans le Code du travail. En effet, depuis 2009, les entreprises ont la possibilité de remettre à leurs salariés leur bulletin de paie, mais également leurs différents contrats, sous format électronique.
Quelles sont les différentes formes de dématérialisation RH ?
On peut distinguer deux différents types de dématérialisation, qui sont des enjeux RH cruciaux :
- La dématérialisation des documents RH : qui consiste à transformer les documents papier en fichiers numériques.
- La dématérialisation des processus RH : appliquée aux processus RH, ce type de dématérialisation consiste à mettre en place des outils RH gratuits et plateformes RH collaboratives pour une meilleure automatisation des processus RH.
Quels sont les 10 avantages de la dématérialisation RH ?
La digitalisation RH, et de manière plus précise la dématérialisation RH permet une certaine simplification dans la tech RH, mais également un aspect plus intuitif de l’ensemble des éléments de la gestion des informations en entreprise.
En effet, au-delà de centraliser et faciliter le partage des documents, la dématérialisation RH permet de nombreux avantages, tant pour l’employeur que pour les salariés.
Voici les 10 principaux avantages de la dématérialisation RH :
- Une réduction notable des coûts : réduction des coûts liés au matériel, papier…
- Un meilleur traitement des flux et des partages de documents et leur diffusion
- Garantir les obligations légales liées à la durée de conservation des données des salariés
- Une diminution du temps des RH dans le traitement des tâches chronophages (préparation des courriers papiers, bulletins de paie…)
- L’adaptation et la personnalisation de la dématérialisation RH selon les besoins de votre entreprise
- Amélioration de l’expérience collaborateur
- Permettre l’accès simple et illimité des collaborateurs à leurs documents administratifs et à leur espace personnel (grâce à la dématérialisation des dossiers du personnel)
- Une conservation des documents et des données des salariés plus sécurisée
- Pouvoir actualiser de manière instantanée et rapide les différents documents
- Améliorer les performances du service des ressources humaines, notamment en matière d’organisation.
