La digitalisation RH désigne l’intégration de nouvelles technologies dans les processus de gestion des ressources humaines, dans le but d’améliorer les méthodes de recrutement et de gestion du personnel et des talents, tout en tenant compte des évolutions actuelles.
Dans ce contexte, la base de données RH est un outil indispensable pour accroître l’efficacité et les performances du service des ressources humaines de votre entreprise.
Alors, qu’est-ce qu’une base de données RH ? Pourquoi utiliser ce type d’outil en tant que RH ? Quels sont les avantages ? Quelles informations sont présentes dans une base de données RH et qui peut utiliser ce type d’outil ? Zola, logiciel d’entretien annuel, vous explique dans cet article et répond à toutes vos questions !
Qu’est-ce qu’une base de données RH ?
Une base de données RH, également base de données du personnel, est un enregistrement numérique de l’ensemble des informations relatives aux collaborateurs d’une entreprise.
Ce type d’outil RH permet de stocker et de centraliser les informations et les données qui concernent la vie et le profil de vos collaborateurs au sein de votre entreprise, dès leur embauche.
Une base RH est un outil essentiel pour centraliser les informations des collaborateurs, mais également pour suivre et analyser leurs performances.
Les 5 questions fréquentes pour comprendre la base de données RH
Une base de données RH est un outil RH précieux dans l’optimisation et l’organisation des données du personnel de votre entreprise. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser au sujet de la base de données RH auxquelles Zola répond !
Pourquoi utiliser une base de données RH ?
Une base de données RH peut être utilisée pour différentes raisons selon les besoins que vous avez en tant que RH, et selon les informations que vous souhaitez centraliser au sein de cette base de données.
Pour cela, il faut d’abord connaître les principaux enjeux et préoccupations RH de votre entreprise, ainsi que le rôle majeur des ressources humaines. De manière générale, une base de données RH peut être utilisée pour :
- Suivre et analyser les performances de l’ensemble de vos collaborateurs
- Faciliter la gestion du personnel et centraliser l’ensemble des informations relatives à vos collaborateurs
- Conserver de manière confidentielle et sécurisée les informations personnelles des salariés
- Augmenter l’efficacité et la productivité des RH
- Identifier les besoins en formation professionnelle…
Quels sont les avantages d’une base de données RH ?
L’utilisation d’une base de données RH au sein de votre entreprise présente de nombreux avantages, notamment en termes d’organisation et de productivité.
En effet, l’avantage réside principalement dans la centralisation des informations clés de votre entreprise, de vos salariés, de leurs informations et de leurs besoins.
Ces éléments sont des points essentiels qui sont au cœur de votre stratégie en tant que RH.
Voici les principaux avantages d’une base de données RH :
- Sécuriser les données personnelles et essentielles des collaborateurs
- Créer des analyses et des rapports précis à partir d’informations clés
- Réduction des erreurs et des coûts (par exemple erreurs liées à la gestion de la paie)
- La dématérialisation RH
- L’automatisation des processus RH
- Suivre l’ensemble des performances des salariés
- Avoir une gestion précise des formations (les formations en cours, les formations à venir et les demandes de formation)
Quelles informations inclure dans une base de données RH ?
Pour que votre base de données soit exploitable et efficace, plusieurs éléments doivent y figurer. Généralement, une base de données comprend des informations telles que :
- L’ensemble des données et coordonnées des salariés
- Les informations personnelles
- L’intitulé précis du poste
- La date d’entrée en entreprise
- Les informations pour la gestion et le traitement de la paie
- Les données salariales
- Les informations sur les performances
- Les informations sur le suivi du temps, la gestion des absences
- Les personnes à contacter en cas d’urgence.
Cette liste n’est pas exhaustive, vous pouvez évidemment ajouter toutes les informations que vous jugez pertinentes à intégrer dans la base de données RH. Veillez à n’inclure que des informations utiles afin de ne pas surcharger votre base de données et de perdre en efficacité.
Gardez en tête que cet outil doit vous permettre d’optimiser votre temps et votre rôle en tant que RH.
Comment créer une base de données RH ?
Pour créer une base de données RH, vous devez prendre les 3 étapes suivantes qui constitueront la base de la création du processus de centralisation des données :
- Recueillir l’ensemble des informations sur vos salariés. Techniquement vous devriez être en possession de tous ces éléments, néanmoins, vous pouvez vous adresser à vos collaborateurs si certaines informations vous manquent, tout en respectant les règles du RGPD RH.
- Créer une base de données ou une feuille de calcul Excel par exemple. Vous êtes libre de choisir quel type d’outil vous souhaitez utiliser pour élaborer votre base de données RH. Vous pouvez choisir de mettre en place un logiciel ou une plateforme RH spécifique, ou bien vous pouvez créer une base de données sur Excel que vous mettez automatiquement à jour.
- Trier et filtrer les informations. Une fois votre base de données RH créée, vous devez vous organiser afin de prioriser, trier et filtrer l’ensemble des informations que vous avez recueilli. Créez différents filtres avec les différentes informations sur : Les données personnelles, les performances, les formations… Vous pouvez trouver des logiciels qui automatisent ce type de processus et qui rassemble IA et RH.
Qui peut utiliser une base de données RH ?
Cet outil qui permet de simplifier les processus RH peut être utilisé par n’importe quelle entreprise qui emploie plusieurs salariés.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, le nombre de salariés que vous employez ou le secteur d’activité de votre organisation, il ne peut être que bénéfique pour votre entreprise de mettre en place une base de données RH.
Cela vous permettra de suivre en temps réel l’avancée et l’analyse des données relatives à vos collaborateurs et à votre entreprise, pour pouvoir anticiper et accompagner certaines décisions clés pour les ressources humaines.
