Comment préparer l’entretien annuel ?

Pourquoi préparer l’entretien annuel ?

À l’approche de l’entretien annuel, plusieurs questionnements peuvent surgir, du côté de l’évaluateur, comme du côté du collaborateur. Lors de l’entretien, ces questionnements doivent être abordés et éclaircis afin d’assurer une communication interne fluide et efficace.

L’objectif de cet entretien est de faire le bilan de l’année écoulée mais aussi de fixer de nouveaux objectifs, de comprendre pourquoi certains d’entre eux n’ont pas été atteints et de valoriser le travail effectué lorsqu’ils ont été atteints. Pour être certain d’aborder tous les points, il est nécessaire de prendre le temps de préparer l’entretien annuel. L'entretien annuel n'est obligatoire uniquement pour les salariés en convention cadre forfait jours.

Pour en savoir plus : retrouvez notre article sur les différentes définitions de l'entretien annuel.

En quelques mots, préparer l’entretien annuel permet de :

• Structurer l’échange : avoir un fil conducteur pour mener l’entretien annuel et savoir quels sujets aborder. Il est possible de s’aider avec des outils, comme une trame d’entretien annuel d'évaluation.

• Impliquer vos salariés dans la campagne d'entretien annuel : faire participer activement vos collaborateurs dans l'organisation et la préparation de l’entretien annuel vous permettra d’obtenir plus d’implication et de sérieux dans leur démarche. Cette démarche de coconstruction est indispensable dans la préparation.

• Mieux communiquer : Si vous et vos salariés avez eu le temps de bien préparer cet entretien, la communication lors de l’échange sera nettement plus fluide, plus agréable, et surtout plus transparente. Il s’agit d’une des étapes clé pour réussir l’entretien annuel.‍

Comment préparer l’entretien annuel en tant qu’employeur ?

Alors concrètement, comment préparer un entretien annuel d'évaluation ! Voici nos conseils pour vous préparer en tant qu'employeur :

• Planifier l’entretien annuel : pour bien commencer, vous devez planifier et organiser cet échange. Il est nécessaire de commencer la préparation un certain temps à l’avance pour que cela n’impacte pas trop vos missions et tâches quotidiennes. N'oubliez pas de prévenir vos salariés de la planification de cet entretien. 

• Préparer une grille d’entretien d'accompagnement : pour que l’entretien soit le plus efficace possible, vous aurez besoin d’un fil conducteur, ce qui implique de préparer le contenu de l’entretien. Pour cela on dit très souvent qu'il est utile d'avoir un support d'entretien annuel. Il vous faut donc préparer une trame d’entretien annuel pour diriger l’entretien. Il est aussi possible d'avoir recours à d’autres outils RH pour plus d'efficacité, par exemple une grille d’évaluation d’entretien annuel.

• Communiquer avec vos salariés : la communication fait partie intégrante de la préparation à l’entretien annuel. En tant qu’employeur vous devez leur communiquer les modalités d’évaluation, la convocation à l’entretien annuel, les points sur lesquels vous serez amené à échanger, etc.

• Définir un plan d’action : une fois que vous avez recensé tous les éléments et objectifs de l’année, il est important de dresser un plan d’action que vous proposerez à votre collaborateur lors de l’entretien. Ce plan d’action comportera les nouveaux objectifs, les points à améliorer après l’entretien annuel, les compétences à acquérir, etc. Vous pouvez vous inspirer d’exemples d’objectifs d’entretien annuel d’évaluation. 

Vous avez maintenant toutes les clés pour préparer un entretien annuel en tant qu’employeur ! 

Comment préparer l’entretien annuel en tant que salarié ?

On parle souvent de la préparation des entretiens d’évaluation annuels du côté des RH et de l’employeur, mais un peu moins de la préparation en tant que salarié. Pour autant, cette préparation existe bien et elle est même indispensable à l’échange et à la réussite de l’entretien. Vous pouvez évidemment préparer des questions à poser en entretien annuel.

Voici donc quelques recommandations pour préparer un entretien individuel annuel en tant que salarié :

• Rassembler tout au long de l’année des informations importantes : n’hésitez pas à noter régulièrement tous les éléments importants liés à l’atteinte de vos objectifs, à votre bien-être sur votre lieu de travail et ou encore à l’évolution de vos compétences. Ainsi, il sera beaucoup plus facile de retrouver vos idées le jour de la préparation de l’entretien annuel.

• Faire le point sur vos succès, vos échecs, et les axes d'amélioration d'entretien : vous le savez, l'entretien annuel est avant tout l’occasion de faire un bilan sur les objectifs fixés en amont. C’est pourquoi vous pouvez préparer la liste de vos succès mais aussi la liste des objectifs qui n'ont pas été atteints. Prenez le temps d’essayer de comprendre pourquoi, pour essayer de trouver des solutions concrètes pendant l’entretien. C’est aussi l’occasion de vous fixer vous-même de nouveaux objectifs en faisant la rétrospective de votre année.

• Exprimer vos souhaits et vos besoins : cet échange est l’occasion de vous questionner sur vos envies, comme le fait de faire une formation après l’entretien annuel pour atteindre vos objectifs et acquérir de nouvelles compétences. Vous pouvez aussi exprimer des souhaits d’évolution, comme le fait de demander à avoir plus de responsabilités par exemple. 

En résumé, préparer un entretien annuel demande un peu de temps, que ce soit du côté du salarié ou du côté de l’employeur, cependant c’est la clé pour que cet entretien soit une réussite ! À l'issue de l'entretien, il est essentiel d'élaborer un compte rendu d'entretien annuel.