Entretien annuel: définition, obligations, exemple

Quelle est la définition d’un entretien annuel ?

En ce qui concerne la définition de l’entretien annuel, il faut garder en tête que c’est un entretien qui va remplir un double objectif : 

• Faire un bilan sur l'évolution des compétences de vos collaborateurs, pour identifier les axes d'amélioration et assurer ainsi une véritable montée en compétences
• Évaluer l'atteinte des objectifs fixés pour chacun d'entre eux et fixer de nouveaux objectifs adaptés.

Bon à savoir - on parle également d'entretien d'évaluation de performance, d’entretien individuel annuel ou encore d’entretien annuel d’évaluation.

Ce rendez-vous est souvent annuel, comme son nom l’indique. Cet échange permet d’organiser un feedback constructif entre le salarié et son supérieur hiérarchique pour mettre en place un plan d’action stratégique et suivre l’évolution de ce dernier.

L’entretien annuel, au-delà d’être un moment d’analyse, est aussi et avant tout une discussion. Ce rendez-vous est l’occasion de discuter des conditions de travail, des améliorations concernant le bien-être de vos salariés, et d’identifier d’éventuels besoins.

Bien qu’il soit nécessaire au bon fonctionnement interne d’une entreprise et de sa stratégie RH, l’entretien annuel n’est pas soumis aux mêmes obligations que l'entretien professionnel par exemple. 

Entretien annuel : obligatoire pour toutes les entreprises ?

L'entretien annuel est obligatoire uniquement pour les salariés au forfait jours. Selon la loi, en tant qu’employeur, lorsque vous avez dans votre entreprise des salariés soumis à une convention en forfait jours, vous êtes dans l’obligation de mettre en place les entretiens annuels.

Pour les autres salariés, il n’y a pas de réglementations spécifiques concernant l’entretien d’évaluation des performances. En revanche, lorsque vous décidez de mettre en place ce moment d’échange, vous êtes tenu de l’organiser pour l'ensemble de vos collaborateurs.

Il s’agit là d’une obligation : si vous prévoyez un entretien annuel, veillez à ce que tous vos collaborateurs soient informés et à tous les inclure dans le processus. 

Si ce n’est pas le cas, vous encourez des sanctions. En effet, le caractère discriminatoire de cette action peut être mis en avant, et le collaborateur en question peut exiger des réparations de votre part. 

Quelles sont les règles de convocation à l’entretien annuel ?

La convocation à l’entretien annuel est un moment clé de votre campagne d’entretiens !

Légalement, il n’y a pas de règles ou d’obligations concernant les modalités pour convoquer vos salariés à l’entretien annuel.

En pratique, il est préférable de convoquer vos collaborateurs suffisamment en amont pour leur permettre d’avoir un temps de préparation avant l’entretien. 

Ce délai de convocation oscille souvent entre 8 et 15 jours avant l’entretien. Libre à vous d’en discuter avec vos collaborateurs pour savoir ce qui leur convient au mieux, et comprendre avec quelle durée ils sont le plus à l’aise.

Comment préparer l’entretien annuel ?

Préparer l’entretien annuel fait partie des étapes les plus importantes de l’entretien annuel. Et pour cause, cela permet de structurer l'échange et de savoir quels sujets vous allez aborder avec chacun de vos collaborateurs.

L’étape de préparation vous laisse le temps de faire un premier bilan sur leur année, d’analyser les succès de chaque collaborateur et d’identifier si les objectifs sont atteints ou non.

Pour préparer l’entretien annuel en tant qu’employeur, voici quelques étapes clés: 

• Organiser et planifier l’entretien : avant même de vous questionner sur les sujets à aborder lors de l’entretien, il faut que vous organisiez ce rendez-vous. Prévoyez des dates et convoquez vos collaborateurs en leur laissant un délai suffisant pour qu'ils puissent aussi se préparer. C’est à cet instant que vous pouvez commencer à préparer le contenu de l’entretien.

• Créer une trame d’entretien : fil conducteur de vos entretiens d’évaluation, la trame d’entretien est sans aucun doute un outil indispensable à la réussite de ces échanges. Cela vous permettra de dresser un bilan plus structuré. Vous pouvez aussi vous aider d’une grille d’évaluation ! 

Bon à savoir - vous pouvez vous inspirer de notre exemple de trame d’entretien annuel.

• Communiquer et impliquer : pas d’entretien réussi sans une bonne communication ! Pour bien préparer ces entretiens, il faut communiquer sur les éléments clés - modalités d’évaluation, éléments abordés lors de l’échange, etc. Cela permet d’informer mais aussi d’impliquer. Vos collaborateurs sauront donc sur quels éléments ils doivent se préparer. 

• Mettre en place un plan d’action : une ébauche de plan d’action peut être préparée en amont. En faisant le bilan de l’année de chaque collaborateur, vous serez amené à identifier des besoins ainsi que des nouveaux objectifs. Ce plan d’action sera ensuite amélioré et adapté lors de l’échange avec votre collaborateur, en fonction de son besoin et son ressenti.

Que contient le compte rendu de l’entretien annuel ?

Le compte rendu d’entretien annuel est un document qui est établi à la fin de l’entretien d’évaluation annuel. Il a pour objectif de mettre en avant : 

• Les remarques importantes lors de l’échange 
• Les progrès et axes d’amélioration d'entretien
• Les points à améliorer de l'entretien annuel
• Les actions de formation prévues
• Le plan d’action
• Les points forts et succès

Le compte rendu d’entretien annuel contient donc le déroulé de l’entretien d’évaluation. Il permet de garder une trace et d’avoir de la visibilité à long terme sur les progrès réalisés et les différents plans d’action mis en place. 

Ce compte rendu des performances est donc une forme de bilan ou de synthèse de l’entretien.