L’entretien annuel fait l’objet de nombreux questionnements, tant pour les salariés que pour les managers qui sont chargés de mettre en place cet entretien.
Ce rendez-vous a pour but de faire le point sur l’atteinte des objectifs de l’année écoulée et de définir de nouveaux objectifs pour l’année prochaine. La bonne tenue de l’entretien annuel implique de respecter un certain nombre de modalités, parfois peu connues des RH et des managers.
Est-ce obligatoire de procéder officiellement à la convocation à l’entretien annuel ? Si oui, quel est le format le plus adapté ? Quel est le délai à respecter ? Zola, logiciel d'entretien annuel, vous explique.
À retenir :
- La convocation à l'entretien annuel n'est pas obligatoire.
- Pour convoquer vos collaborateurs à l'entretien, vous pouvez envoyer : une lettre ou un mail de convocation.
- Le délai de convocation à l'entretien annuel est généralement de 8 jours à 2 semaines avant la date de l'entretien.
Convocation à l’entretien annuel : est-ce obligatoire ?
Tout d'abord, il est important de connaître la définition de l'entretien annuel.
Bonne nouvelle, la convocation à l’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire.
Pour autant, il est fortement recommandé d’informer les salariés en amont pour qu’ils aient le temps de préparer l’entretien annuel. Le support de l'entretien annuel est libre, mais il est très courant d’utiliser un des deux moyens suivants :
- Une lettre de convocation à l’entretien annuel d’évaluation
- Un mail de convocation à l’entretien annuel.
Bon à savoir - L’employeur est tout de même tenu d’informer individuellement ou collectivement tous les salariés des méthodes d’évaluation qui seront utilisées. Il doit également informer les représentants du personnel de sa mise en place.
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Quel est le délai de convocation pour un entretien annuel ?
En ce qui concerne le délai de convocation à l’entretien annuel, il n’y a pas non plus d’obligation légale.
Vous devez laisser à vos collaborateurs un temps suffisamment raisonnable pour les laisser se préparer à l'entretien annuel ; il est souvent recommandé d’envoyer la convocation à l’entretien annuel obligatoire au minimum 8 jours avant la date.
Plus vous laisserez du temps à vos salariés, plus ils seront préparés et impliqués dans la démarche.
De votre côté, ce délai vous laissera plus de temps pour préparer le contenu de l’entretien, sans que cela n'ait trop d’impact sur vos missions quotidiennes.
Quels risques en cas de non-convocation à l’entretien annuel ?
En pratique, étant donné qu’il n’est pas obligatoire de procéder à la convocation à l’entretien annuel, il n’y a pas de non-respect si vous décidez de ne pas les prévenir en amont.
Pour autant, gardez en tête que vous devez respecter la même procédure pour tous vos salariés. Si un seul ou plusieurs salariés n’ont pas été convoqués à leur entretien d’évaluation, ils pourraient engager des poursuites en justice en mettant en avant le caractère discriminatoire. Des réparations pourraient alors être demandées à l’employeur suite à ce manquement.
Vous pouvez retrouver de nombreux modèles de lettre de convocation à l'entretien annuel d'évaluation. Vous pouvez vous enseigner dès maintenant sur toutes les étapes d'une campagne d'entretien annuel. À l'issu de l'échange, un compte rendu d'entretien annuel est élaboré.
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