Réunion hebdomadaire : définition, préparation et mise en place pour une collaboration optimale

Qu’est-ce qu’une réunion hebdomadaire ?

La réunion hebdomadaire c’est quoi ? 

La réunion hebdomadaire, également appelée point hebdomadaire est par définition un moment d’échange essentiel, une réunion lors de laquelle le manager fait un bilan, répartit les tâches à ses collaborateurs et définit les objectifs à atteindre. 

La réunion d'équipe hebdomadaire en entreprise a pour objectif principal de partager les éléments clés de la semaine, et de faire le point sur la ou les semaines précédentes. 

Cet échange fait partie des rituels managériaux indispensables pour conserver une bonne communication au sein de l’équipe, et entre le manager et ses collaborateurs.

Lors de la réunion hebdomadaire, le responsable de l'équipe ou le chef de projet peut présenter un rapport sur l'état d'avancement des projets en cours, discuter des indicateurs de performance clés, souligner les réussites et les problèmes rencontrés, et fournir des directives sur les prochaines étapes. 

Les membres de l'équipe ont également l'occasion de partager leurs propres mises à jour, de poser des questions et de solliciter des clarifications.

Cette réunion constitue un moment propice pour évaluer la charge de travail, répartir les tâches, fixer des échéances et définir les priorités pour la semaine à venir.

 Elle favorise la collaboration, permet aux membres de l'équipe de se tenir mutuellement informés et crée un espace pour résoudre les problèmes, partager les bonnes pratiques et aligner les efforts de chacun sur les objectifs communs.

Comment préparer une réunion hebdomadaire ?

Pour bien préparer votre réunion hebdomadaire avec votre collaborateur, vous devez être attentif et maîtriser certains points. En effet, pour que cet échange se déroule bien, vous devez préparer et encadrer la réunion notamment grâce à trois éléments indispensables : 

• La fréquence : vous pouvez définir la fréquence avec vos collaborateurs, celle qui vous semble être la plus pertinente. La réunion hebdomadaire peut être hebdomadaire comme son nom l’indique, ou bimensuelle par exemple, selon les besoins. 

• La durée de la réunion : La durée d’une réunion hebdomadaire peut varier selon les sujets à aborder. Néanmoins, la plupart du temps, elle dure entre 30 et 45 minutes.

• L’ordre du jour : veillez à informer vos collaborateurs de l’ordre du jour, cela vous permettra d’avoir une structure, d’avoir un document à remplir en amont de la réunion et donc de garder un cadre. C’est aussi de cette manière que vous allez d’autant plus impliquer vos équipes. Vous pouvez retrouver un modèle d'ordre du jour de réunion d'équipe sur internet afin de vous en inspirer !

En ce qui concerne la mise en place vous pouvez par exemple organiser la réunion hebdomadaire d’équipe dans une salle de réunion ou autour d’un café. En revanche, le point hebdomadaire individuel doit mettre en confiance le collaborateur et lui permettre de discuter librement, choisissez donc un endroit calme à l'abri des regards ! 

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Quelles sont les 3 étapes pour conduire une réunion hebdomadaire 

1. Faire le bilan de la charge de travail des collaborateurs.

Tout d’abord, avant de rentrer dans le vif du sujet et d’aborder les sujets opérationnels, questionnez vos collaborateurs, demandez-leur comment ils se sentent et comment s’est passée leur semaine. L’atteinte des objectifs repose certes sur les compétences mais aussi sur la santé mentale des salariés. 

D’une part cela renforce votre lien avec vos collaborateurs, et d’autre part, cela vous permet d’être empathiques et compréhensifs.

Par la suite, demandez à vos collaborateurs ce qu’ils pensent de leur charge de travail. En est-il satisfait ? Est-il débordé ? A-t’il le temps de s’occuper de nouveaux projets ? 

2. Faire le bilan sur les projets en cours et futurs.

Par la suite, il est nécessaire de faire le point hebdo sur l’avancement des projets en cours, et de détailler les éléments suivants : 

• Le projet en détail
• Un éventuel besoin d’accompagnement et d’aide 
• Les prochaines étapes du projet 
• Les problématiques rencontrées et les challenges 
• La revue des objectifs 
• Les priorités de la semaine et les deadlines à respecter.

N’hésitez pas à rappeler à vos collaborateurs que vous restez disponibles même en dehors des moments d’échanges comme les one to one, les réunions d’équipes ou les réunions trimestrielles pour qu’ils se sentent accompagnés. 

Pour vous aider et faciliter la mise en place, vous pouvez réaliser une trame de point hebdomadaire ! 

3. Faire un feedback et les sujets libres ou administratifs. 

En tant que manager, il est indispensable de fournir un feedback constructif à vos collaborateurs pour qu’ils soient pleinement conscients de ce que vous attendez d’eux. Par la suite, accordez un temps pour les laisser s’exprimer et parler de leurs requêtes. 

Par exemple, ils peuvent aborder des sujets sur leurs congés, des besoins en formation, des absences et des besoins RH ou administratifs.

Bonnes pratiques pour une réunion hebdomadaire réussie

• Définir des objectifs clairs : Avant chaque réunion hebdomadaire, assurez-vous d'avoir des objectifs précis à atteindre. Cela permettra de garder le focus et de maximiser l'efficacité de la réunion.
• Favoriser la participation de tous : Encouragez la participation active de chaque collaborateur en leur donnant la possibilité de s'exprimer, de poser des questions et de partager leurs idées. Assurez-vous que chacun se sente écouté et valorisé.
• Utiliser des outils de suivi : Pour faciliter le suivi des projets et des tâches, utilisez des outils de gestion de projet ou des tableaux de bord partagés. Cela permettra à chacun de visualiser l'avancement global et de savoir où en sont les différents projets.
• Favoriser la résolution de problèmes : Profitez de la réunion hebdomadaire pour discuter des problèmes ou des obstacles rencontrés et trouver des solutions ensemble. Encouragez la collaboration et l'échange d'idées pour surmonter les difficultés.
• Respecter le temps imparti : Veillez à ce que la réunion hebdomadaire respecte le temps alloué. Fixez une durée limite pour chaque point à aborder et assurez-vous de rester dans les délais. Cela permettra de maintenir l'efficacité de la réunion et d'éviter de la prolonger inutilement.
• Prendre des notes et partager les comptes rendus : Assignez à une personne le rôle de prendre des notes lors de la réunion et de rédiger un compte-rendu par la suite. Partagez ce compte rendu avec tous les participants pour s'assurer que chacun est informé des décisions prises et des actions à entreprendre.
• Évaluer et ajuster : Après plusieurs réunions hebdomadaires, prenez le temps d'évaluer l'efficacité du format et de recueillir les retours des participants. Si nécessaire, apportez des ajustements pour améliorer la qualité et l'utilité de ces réunions.

En suivant ces bonnes pratiques, vous serez en mesure de conduire des réunions hebdomadaires productives, favorisant la communication, la collaboration et l'atteinte des objectifs au sein de votre équipe.